Schneller Texte schreiben

Die Anforderungen an Texter und Redakteure wachsen: Kaum ist ein Text fertig, wartet schon die nächste Deadline. Immer muss man kreative Ideen haben, immer muss man qualitativ hochwertige Blogposts, Newsletter, E-Books und so weiter abliefern. Doch das Problem, das wir alle kennen, ist: Arbeitszeit und Kapazitäten sind begrenzt. Wie können Sie also effizienter schreiben, ohne dass (wichtige Einschränkung!) die Qualität leidet?

Schreibtyp

Der erste Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz: Selbsterkenntnis. Sich selbst gut einschätzen zu können, ist natürlich nie verkehrt. Aber in diesem Zusammenhang bedeutet es, zunächst einmal festzustellen, wie Sie überhaupt schreiben: Legen Sie einfach los? Oder fertigen Sie einen umfangreichen Bauplan des zukünftigen Textes an? Der Bestsellerautor George R. R. Martin – ja, genau der, dessen Fantasy-Romane die Grundlage für diese unbedeutende Fernsehserie namens „Game of Thrones“ bilden –, unterscheidet Schriftsteller in „Architekten“ und „Gärtner“:

„The architects plan everything ahead of time, like an architect building a house. They know how many rooms are going to be in the house, what kind of roof they’re going to have, where the wires are going to run, what kind of plumbing there’s going to be. They have the whole thing designed and blueprinted out before they even nail the first board up. The gardeners dig a hole, drop in a seed and water it. They kind of know what seed it is, they know if planted a fantasy seed or mystery seed or whatever. But as the plant comes up and they water it, they don’t know how many branches it’s going to have, they find out as it grows. And I’m much more a gardener than an architect.“

Wie lange GRRM den nächsten Band seiner Reihe, „The Winds of Winter“, noch gießen muss, bis er publikationsreif ist (und ob er mit ein bisschen Planung nicht schneller schreiben könnte), ist nicht gewiss. Doch der Autor weist auf einen wichtigen Punkt hin: Es gibt nicht den einen Schreibtyp. So verschieden wir Menschen sind, so unterschiedlich gehen wir das Schreiben an. Selbst eine Unterscheidung in zwei Typen ist wohl noch zu grob. So gehen Wissenschaftler mittlerweile von einer ganzen Reihe an Typen aus, die alle ihre eigenen Vor- und Nachteile haben. Die Autorin Ulrike Scheuermann definiert in ihrem Arbeitsbuch „Die Schreibfitness-Mappe“ (2017) vier unterschiedliche Schreibtypen:

Der Planer:

Dabei handelt es sich um einen besonders strategischen Typ, ähnlich dem von GRRM beschriebenen Architekten. Er erstellt eine ausführliche Gliederung und sortiert alle Inhalte im Kopf bereits vor. Schreiben ist für ihn eher ein „Aufschreiben“, daher verliert er sich auch eher selten in der Recherche oder im Schreiben. Allerdings kann es auch lange dauern, bis er endlich loslegt. Muss er (aus welchen Gründen auch immer) vom Plan abweichen, wirft ihn dies aus dem Konzept – und aus dem Schreibprozess.

Der Drauflosschreiber:

Dieser Schreibtyp handelt sehr intuitiv bzw. aus dem Bauch heraus und ähnelt dem Gärtner nach GRRM. Schreiben bringt ihn in einen Flow, durch den Gedanken und Ideen sprudeln. Dieser Typ kann in sehr kurzer Zeit sehr viel Text produzieren, der allerdings der inhaltlichen und strukturellen Überprüfung bedarf. Es kommt aber auch immer wieder vor, dass dieser Typ mit Vollgas in die falsche Richtung düst und dadurch viel Zeit verliert, weil er von vorn anfangen muss.

Der Versionsschreiber:

Der „redaktionelle“ Typ hat viel mit dem Drauflosschreiber gemeinsam, weil auch er erst einmal einfach loslegt. Doch anders als jener weiß dieser bereits im Vorfeld, dass der Text ein- oder mehrmals umgearbeitet werden muss, bis er seine endgültige Form gefunden hat. Während des Schreibens ist das „Umschreiben“ bereits vorgesehen, das sich mitunter aber auch in ein endloses Überarbeiten ausweiten kann. Dann fehlt unter Umständen die Zeit für die Abschlusskontrolle.

Der Patchworkschreiber:

Dieser Typ geht sehr affektiv ans Schreiben heran. Er schreibt mal hier einen Absatz, mal dort – und nur so, wie er gerade in Stimmung ist. Der Text entsteht nicht linear, sondern wächst an mehreren Stellen parallel an. Dadurch verhindert dieser Schreibtyp zwar lästige Blockaden, verliert aber auch häufig die Übersicht. Da er nach Lust und Laune schreibt, schiebt er häufig unangenehme Themen auf. Wichtige Details fehlen dann manchmal am Ende oder werden nur oberflächlich behandelt.

Um effizienter schreiben zu können, sollten Sie also zunächst herausfinden, welcher Schreibtyp Sie im Wesentlichen sind. Nur so können Sie die geeigneten Strategien finden, um Ihre Stärken zu nutzen – und die Schwächen, die einer höheren Effizienz entgegenstehen, auszugleichen.

Da ich an dieser Stelle leider nicht alle Baustellen beim Thema „Schneller schreiben“ behandeln kann, möchte ich mich im Folgenden auf die wichtigsten Punkte konzentrieren.

Struktur

Gute Strukturen sind unverzichtbar, um effizient arbeiten zu können. Nicht nur, weil man sich dann auf seine eigentliche Tätigkeit konzentrieren kann und nicht noch mit verschiedenen Parteien über Strategien oder Abläufe verhandeln muss. Sondern auch, weil Strukturen Halt, Konstanz und damit Sicherheit in stressigen Zeiten geben. Auf das Schreiben runtergebrochen bedeutet dies, dass Sie sich stärker auf das Was und weniger auf das Wie konzentrieren müssen. Das betrifft sowohl die organisatorische wie auch die Textebene.

Organisationsstruktur

Müssen Sie sich immer wieder ad hoc Themen ausdenken, bindet das enorm die intellektuellen wie zeitlichen Kapazitäten. Daher fahren Sie im Allgemeinen mit einem Redaktionsplan besser. Hier haben Sie für die Ideenfindung bereits vorgearbeitet. Die (potenziellen) Themen sind bereits für die nächsten Tage/Wochen/Monate aufgelistet und möglichst schon konkret beschrieben, im Idealfall haben Sie auch schon Verfasser, Abgabetermin, Kanal und Zielgruppe definiert. So behalten Sie den Überblick, was wann ansteht, können entsprechend priorisieren und kommen nicht unnötig in Verzug.

Heißt: Bevor ich also überhaupt eine Zeile geschrieben habe, steht bereits fest, womit ich mich beschäftigen muss und an wen sich mein Text richtet. Wenn ich zum Beispiel weiß, dass ich nicht für Experten, sondern für interessierte Laien schreibe, hat das Einfluss auf die Zeit, die ich für Recherche aufwenden muss, und auf das Wording des Textes – es ist dann umso wichtiger, verständlich zu schreiben. Habe ich meine Zielgruppe im Vorfeld genau definiert, erspart mir das zudem etwaige Überarbeitungen, für die mir bei einer knappen Deadline die Zeit fehlen könnte.

Textstruktur

Sie müssen nicht für jeden Text das Rad neu erfinden, sprich: einen ganz eigenen Aufbau erdenken. Häufig folgen Blogposts, Ratgeber oder Produktseiten einem bestimmten Template. Dieses können Sie dann einfach mit Inhalten füllen. Allein durch solche Vorgaben sind viele inhaltliche Fragen bereits vorformuliert – die Recherche beschränkt sich dann tatsächlich nur darauf, die bestmöglichen Antworten zu finden. Auch Zeichenbeschränkungen sind im Template in der Regel bereits vermerkt.

Bevor Sie sich also an den Text setzen, kopieren Sie die wichtigsten schon definierten Elemente, die Sie mit Text „befüllen“ müssen – und arbeiten Sie diese ab. Eine mögliche Übersicht wäre dann:

• Hauptüberschrift (max. 70 Zeichen)
• Teaser (max. 200 Zeichen)
• Absatz 1 (80-100 Wörter), wichtigste Produkt-Features
• Zwischenüberschrift 1 (max. 100 Zeichen)
• Absatz 2 (80 bis 200 Wörter)
• Absatz 3 (80 bis 200 Wörter)

…

Für Kundentexte gibt es im Idealfall ein genaues Briefing, an das Sie sich halten (sollten). (Und wenn es keines gibt, sollten Sie unbedingt eines einfordern.) Aber auch für eigene Texte gilt: Entwerfen Sie auch eine kurze (!) inhaltliche Gliederung des Textes, die Ihnen als Orientierungsmarke dient. So verhindern Sie auch, dass sich unnötige Informationen in den Text schleichen, die später wieder mit Mehraufwand herausgestrichen werden müssen.

Arbeitsüberschrift

Hilfreich ist auch, eine Arbeitsüberschrift zu formulieren. „Crafting a headline keeps you focused on your topic and your purpose. Even if you end up rewording, a headline makes a promise you have to keep“, so Leah McClellan von Simple Writing. Wer dies nicht auf Anhieb hinbekommt, sollte zunächst einen Satz schreiben, der das Thema des Textes zusammenfasst. Und dann fünf Minuten lang diesen Satz variieren. Die Schreib-Coachin ist zuversichtlich: „Sooner or later you’ll get a few good ones.“

Wenn Ihnen die Zeit fehlt, sich eine besonders originelle Überschrift auszudenken, kann es sich auch lohnen, bewährte Muster zurate zu ziehen. Damit will ich Copycats („Gut geklaut ist besser als schlecht erfunden!“) keine Absolution erteilen, sondern nur auf etwas Wichtiges hinweisen: Es gibt Muster, etwa bei Überschriften oder Texteinstiegen, die besser funktionieren als andere. Das darf man ruhig für sich nutzen.

Mehrere Versionen

Ein lebensnaher Tipp stammt von Corey Pemberton. „Trying to get everything right in the first draft will absolutely kill your writing speed. It’s demoralizing to look up at the clock, see 15 minutes have passed, and realize you’re still on the same sentence!” Also gestatten Sie sich ruhig eine oder zwei Überarbeitungsrunden. Das ist kein Luxus, sondern beugt nur einem ungesunden Perfektionismus und Druck vor.

Deadline

„Wir brauchen von Ihnen zu Thema X/Y/Z noch einen 800-Wörter-Text, und zwar am besten bis heute Abend. Morgen ganz früh ginge auch noch.“ Wer in seinem Arbeitsalltag diese Worte noch nie gehört hat, darf sich freuen und gleich zum nächsten Abschnitt springen. Alle anderen stöhnen vermutlich bereits innerlich auf, weil solche knappen Zeitfenster in der Regel bedeuten: bestenfalls oberflächlich recherchieren, den Text irgendwie runterschreiben, mithilfe der Rechtschreibprüfung von Word die allerschlimmsten Fehler beseitigen. Dann geht der Text an den Kunden – doch irgendwie ist niemand so richtig zufrieden.

Gegenbeispiel: Sie wissen, dass Sie noch einen Text fertigstellen müssen, aber der Kunde braucht ihn erst irgendwann. Sie recherchieren erst dies, dann das. Irgendein Detail wollen Sie noch gründlicher verstehen, also suchen Sie im Internet weiter. Wo Sie auf eine interessante Studie stoßen, die Sie eigentlich auch noch lesen müssten … Kennen Sie übrigens das Parkinsonsche Gesetz?

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Dieses „Gesetz“ wurde vor knapp 65 Jahren vom Soziologen C. Northcote Parkinson formuliert. Es bezog sich seinerzeit auf die britische Bürokratie (und war auch etwas ironisch gemeint). Aber dennoch steckt in seiner Aussage ein wahrer Kern. Je mehr Zeit wir für die Erledigung einer Aufgabe haben, desto mehr Zeit lassen wir uns (meistens) auch. Oder zumindest haben wir mehr Gelegenheiten, uns vor der Arbeit zu drücken. Was im schlimmsten Fall zu einer ausgewachsenen Aufschieberitis führen kann.

Doch abgesehen vom oben skizzierten (Extrem-)Beispiel sollten Sie sich angewöhnen, die Deadline nicht als Widersacherin, sondern vielmehr als Verbündete anzusehen. Als gute Magierin, die Ihre Heldentruppe auf der Queste nach dem guten Text zusammenhält.

Mit Zeitlimits effektiver schreiben

Konkret bedeutet dies: Setzen Sie sich Zeitlimits, um effektiver zu arbeiten. Das kann einerseits die finale Fertigstellung des Textes betreffen. Andererseits können Sie auch Stoppmarken für bestimmte Arbeitsschritte festlegen: zum Beispiel zwei Stunden für die Recherche, zwei Stunden fürs Schreiben. Das heißt aber auch, dass Sie sich in dieser Zeit konzentriert der Arbeit widmen sollten. Ablenkungen wie Meetings, Messenger-Dienste oder Mails sind in dieser Zeit tabu.

Eine vergleichbare Herangehensweise ist die Pomodoro-Technik. Sie stammt aus dem Zeitmanagement und wurde von Francesco Cirillo entwickelt. Die Technik verdankt ihre Bezeichnung Cirillos Küchenwecker in Form einer Tomate (ital. pomodoro), aber auch das Kernprinzip der Methode selbst lässt eine „tomatige“ Analogie zu. Wie bei einer großen Tomate kann man eine Aufgabe in kleinere (und damit leichter zu kauende) Scheiben zerschneiden. Jeder Bearbeitungsschritt bzw. „Pomodoro“ bekommt ein Zeitfenster von genau 25 Minuten (einstellbar am Küchenwecker) zugewiesen. Ertönt die Klingel, macht man fünf Minuten Pause.

Der Trick: Die kurzen, aber häufigen Pausen regen die Kreativität an und sorgen dafür, dass man während der eigentlichen „Pomodori“ konzentrierter und effektiver an seinen Texten arbeitet.

Routine

Schreiben ist ein Handwerk.

Natürlich ist Schreiben auch ein kreativer Prozess, durch den konkrete Gedanken, Worte und Bilder in abstrakte Begriffe und Strukturen umgesetzt werden. Doch wie jeder kreative Prozess ist auch Schreiben abhängig von einer Vielzahl innerer und äußerer Faktoren, nicht zuletzt wie wohl Sie sich an Ihrem Schreibtisch fühlen oder in welcher Stimmung Sie gerade sind.

Andererseits braucht man beim Schreiben auch immer praktische Erfahrung. Doch die lässt sich nur auf eine Weise gewinnen: indem man schreibt. Hier beißt sich die (Copy-)Katze in den Schwanz. Denn nur die (tägliche) Übung im Schreiben lässt Sie auch tatsächlich effektiver schreiben.

Deshalb ist es mit dem Schreiben wie mit dem Joggen, Gewichthalten und sonstigen langfristigen Projekten. Wenn es zur alltäglichen Routine geworden ist, kann man es ein Stück weit dem Auf und Ab der persönlichen Motivation und Stimmung entziehen. Man tut dann einfach.

Zudem bedeutet es, seine (kreative) Kraft zielgerichteter einsetzen zu können. Routinen gelten zwar als etwas spießig, sind aber geradezu lebensnotwendig. „Wer seine Kräfte vergeudet, indem er alles immer wieder ausdiskutieren und neu entscheiden will, der hat ein Problem“, so Steve Ayan in seinem Buch „Lockerlassen“ (2016). Routinen helfen dabei, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Das ist beim Schreiben genauso.

Fazit

Wer effizienter schreiben möchte, hat eine ganze Reihe an Möglichkeiten. Angefangen beim eigentlich banalen Tipp, endlich das Zehn-Finger-System zu lernen! Ehrlich, so kommen die Gedanken schneller auf den Bildschirm. Doch darüber hinaus kann man an vielen Schrauben drehen: Die Analyse des eigenen Schreibtyps, eine strukturiertere Herangehensweise, ein positives Verhältnis zur Deadline und das Entwickeln von Routine im Schreibhandwerk sind hilfreiche Ansätze.

Probieren Sie doch einfach den einen oder anderen Tipp aus – und überprüfen Sie, ob er Ihnen hilft. Nach und nach werden Sie besser darin, auch bei großem Zeitdruck gelassen zu bleiben, sich noch besser auf den Text zu fokussieren – und so fast schon automatisch effizienter zu schreiben.

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